Pada kantor, ruang meeting menjadi area yang penting dan harus dibuat efektif, nyaman, dan mampu menunjang aktivitas yang berlangsung di dalamnya. Untuk itu, Anda bisa ikuti beberapa langkah berikut agar tercipta ruang meeting yang mendorong kinerja dan produktifitas:
Pilih ruangan yang sepi dan jauh dari mobilitas, kegiatan meeting membutuhkan ketenangan. Oleh karena itu, usahakan agar meeting room berada di area yang tenang, tanpa banyak suara dan gangguan dari mobilitas orang-orang di luar ruangan.Sehingga semua peserta meeting bisa lebih fokus pada topik pembicaraan. Serta, usahakan agar lokasi meeting room tidak jauh dari toilet, sehingga jika ada anggota meeting yang ijin pergi ke toilet, maka hal ini tidak akan memakan waktu yang lama.
Tentukan jenis penataan meja disesuaikan dengan tujuan meeting, untuk meeting yang sifatnya diskusi, sebaiknya pilih jenis penataan meja roundtabledengan menata meja-meja menjadi bentuk lingkaran atau oval. Sehingga setiap anggota meeting bisa saling berhadapan satu sama lain.
Ada juga penataan meja square table. Pada penataan meja ini, semua sisi meja tertutup. Desain penataan meja ini sangat bermanfaat untuk meeting yang sifatnya diskusi dengan anggota yang tidak terlalu besar, yang memungkinkan adanya interaksi di antara masing-masing peserta diskusi.
Sedangkan untuk menciptakan nuansa meeting yang lebih interaktif, meja-meja bisa disusun dengan penataan U-shape. Pada tipe penataan meja ini, biasanya akan ada satu speaker yang akan mempresentasikan ide bisnisnya di depan, kemudian peserta meeting yang lain bisa menanggapi. Hal – hal yang menunjang presentasi, misal display visual, chart, tabel, gambar, layar, papan tulis, bisa diletakkan tak jauh dari tempat berdirinya presenter, yakni di area yang terbuka pada bentuk‘U’.
Siapkan podium bila perlu, untuk meeting yang sifatnya presentasi bisnis, akan lebih baik jika penataan meja yang dipilih adalah bentuk U. Kemudian di area yang terbuka, letakkan podium atau level untuk berpijak agar pembicara bisa menyampaikan presentasinya di depan peserta meeting dengan lebih optimal. Selain itu, posisi pembicara yang lebih tinggi (di atas podium) juga akan membuat peserta meeting lebih fokus mendengarkan apa yang disampaikan pembicara. Jangan lupa, tempatkan meja sisi di podium tersebut untuk menempatkan folder, kertas atau dokumen penting, laptop, dan peralatan lain yang dibutuhkan pembicara dalam menyampaikan presentasinya.
Pilih lampu/pencahayaan yang mendukung jalannya meeting, meskipun rata-rata meeting dilaksanakan di siang hari, namun toh pencahayaan yang memadai tetap diperlukan. Tempatkan pencahayaan utama di langit-langit (overhead lighting) dengan intensitas yang sedang. Jika ingin membuat atmosfer di meeting room terasa lebih nyaman dan lembut, Anda bisa menambahkan pencahayaan tambahan dengan warna kuning lembut yang diletakkan di dinding.
